ACCESS: 2014

viernes, 25 de abril de 2014

EJERCICIO No. 1

Resuelva el siguiente cuestionarioen este mismo archivo.

1.- ¿Qué es Access? Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

2.- ¿Qué es una Base de Datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.

3.- ¿Qué es una Tabla? La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacionales. Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se corresponde con un registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro.

4.- ¿Qué es un Campo? Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado.

5.- ¿Cómo se llama el núcleo de la base de datos?

6.- ¿Qué es un Registro? Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.

7.- ¿Cuál es la función del Panel de exploración? El panel de exploración es la herramienta de Access que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

8.- ¿Cuál es el elemento principal del Panel de exploración? , puede ver los calendarios compartidos de otras personas al lado de su propio calendario, y puede hacer clic en el vínculo Compartir mi para compartir su calendario con rapidez. El Explorador de fechas aparece ahora en el panel Calendario y el Cuadro de tareas está desactivado de manera predeterminada.
En los paneles Contactos, Tareas, Notas y Diario, puede utilizar los vínculos Compartir mi para compartir de una forma rápida su carpeta o abrir la carpeta compartida de otra persona. También puede cambiar fácilmente entre vistas haciendo clic en las vistas que se muestran en Vista actual.
l panel Lista de carpetas muestra todas las carpetas, incluidas las carpetas públicas. También encontrará en éste un vínculo que puede utilizar para mostrar el tamaño de las carpetas y administrar los archivos de datos de Outlook. Debe cambiar al panel Lista de carpetas cada vez que inicia Outlook; de forma predeterminada, Outlook se abre en el panel Correo.
El panel de accesos directos contiene vínculos a Outlook para hoy y Actualización de Outlook. Los accesos directos o grupos de accesos directos a archivos o ubicaciones externas, como archivos de Microsoft Excel o sitios Web, que haya agregado anteriormente a la barra de Outlook, se trasladarán automáticamente al panel de accesos directos cuando actualice a Office Outlook 2003. Los accesos directos a carpetas de Outlook también se trasladarán automáticamente al panel que corresponda. Por ejemplo, un acceso directo al calendario se agregará al panel Calendario. En la nueva versión, los accesos directos a carpetas públicas aparecen en el panel Lista de carpetas, en Carpetas públicas, en la carpeta Favoritos. Puede crear grupos de accesos directos adicionales, agregar nuevos accesos directos y reorganizarlos.
Puede personalizar el panel de exploración para mostrar más o menos botones, cambiar el orden de los mismos u obtener más espacio para mostrar los elementos del panel. Si utiliza Outlook en varios equipos, es posible que observe algunas diferencias en la apariencia del panel de exploración de cada uno de ellos, ya que en cada equipo se almacena información de personalización.

9.- ¿Defina cada uno de los tipos de datos que se pueden usar en Access? A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

10.- Escriba los tipos de datos que se pueden asignar a un campo con su respectiva definición:

TEXTO: admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.

MEMO: admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64000 carácteres. Se suele utilizar para escribir comentarios u observaciones.

NUMÉRICO: admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos matemáticos.

FECHA/HORA: admite valores de fecha y hora.

MONEDA: para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario que se tenga configurado en Windows.

AUTONUMÉRICO: es un campo propio del programa, éste añade un número único para cada nuevo registro.

SI/NO: es un campo que sólo acepta uno de estos dos valores.

OBEJTO OLE: es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un gráfico, una hoja de cálculo, etc.

HIPERVINCULO: contiene una ruta o dirección URL de Internet.

SISTENTE PARA BUSQUEDAS: se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento.

Ejercicio No. 2

Realice una Base de datos, que contenga las siguientes tablas:

Tabla: Productos

· Código del Producto

· Cantidad

· Descripción

· Procedencia

· Precio Unitario

· Fecha de Ingreso

Tabla: Datos Personales

· Nombre Completo

· Fecha de Nacimiento

· Lugar de Nacimiento

· Edad

· Dirección

· Teléfono

· Estado Civil

Tabla: Clientes

· Código del Cliente

· Nombre o Razón Social

· Nit

· Dirección

· Teléfono

Tabla: Alumnos

· No. de Carné

· Apellidos

· Nombres

· Grado

· Carrera

· Jornada

Tabla: Videos

· Código del video

· Nombre la película

· Clasificación

· Actores principales

· Presupuesto

Nota:

· Para cada una de las tablas ingrese 10 registros.

· Transcribir cada tabla a su cuaderno y junto a cada campo escribir el tipo de dato que asigno.

· Transcribir en su cuaderno los primeros 3 registros que ingreso en cada tabla.

· Guardar en su memoria una copia de la base de datos dentro de una carpeta llamada Access.

· Subir al Drive de su cuenta de Gmail una copia de la base datos y compartir el archivo.

· Enviar por correo electrónico el enlace del archivo compartido en el Drive de Gmail.

FORMULARIO DE ACCESS

ACCESS

Un formulario en Access permite realizar diferentes procesos entre los que podemos mencionar los siguientes:

a) Ingresar datos dentro de las tablas

b) Modificar el contenido de los registros de la tablas

c) Durante el proceso de creación de un formulario se puede definir las formulas matemáticas necesarias para que al ingresar los datos por medio de formularios se actualice los campos en cada registro donde hayan asignadas las formulas

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE MICROSOFT ACCESS

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE MICROSOFT ACCESS

BASE DE DATOS: Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.

TABLA: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

CONSULTA: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

FORMULARIO: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

INFORME: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

LLAVE PRIMARIA: Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
- No admite valores duplicados en los mismos,
- El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla.
- Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta guardando la tabla aparecerá automáticamente
- si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se establecerá dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave principal.

LLAVE FORANEA: Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
- Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Foránea, utilizando el botón de Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el Menú y la opción Edit. (Debe de aparecer una flecha) .

RELACIONES Y TIPOS:

1. UNA RELACION UNO A VARIOS: La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

2. UNA RELACION VARIOS A VARIOS: En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión)

3. UNA RELACION UNO A UNO: En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

PANEL DE CONTROL: Un panel de control es un Formulario desde donde accedes a distintos Formulario o informes de la misma aplicación. El panel de control de Access nos da la posibilidad de introducir elementos que accedan a todos los Formularios, Informes. Contruir

CAMPO: Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

Registro: es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

Tipos de datos:

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

2. CAMPO. UNIDAD BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS. NO PUEDE CONTENER ESPACIOS EN BLANCO O CARACTERES ESPECIALES. SU DESCRIPCIÓN ACLARA INFORMACIÓN SOBRE LOS NOMBRES DE CAMPO. EL TIPO DE CAMPO ESPECIFÍCA EL TIPO DE INFORMACIÓN.

3. TIPOS DE CAMPOS. TEXTO. MEMO. NUMERICO. FECHA Y HORA. HIPERVÍNCULO. MONEDA. AUTONUMÉRICO. SI/NO. OBJETO OLE. ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS. .

5. TEXTO. CONTIENE LETRAS, SIGNOSDE PUNTUACIÓN O NÚMEROS QUE NO SE VAN A USAR EN UNA OPERACIÓN MATEMÁTICA. SE PUEDEN USAR MÁXIMO 255 CARACTERES EN CADA CAMPO.

6. MEMO. SE ALMACENA GRAN CANTIDAD DE INFORMACIÓN. SE PUEDE ALMACENARHASTA 64.000 CARACTERES POR CADA CAMPO. EJM: EL ARGUMENTO DE UNA PELÍCULA.

7. NUMÉRICO. SE ALMACENAN DATOS NUMÉRICOS . CON ÉL SE PODRÁN REALIZAR OPERACIONES MATEMÁTICAS. EJM: EL NÚMERO DE EMPLEADOS DE UNA EMPRESA.

8. FECHA Y HORA. SIRVE PARA ALMACENAR DATOS DE FECHA Y HORA . EJM : FECHA DE NACIMIENTO.

9. MONEDA. SE UTILIZA PARA ALMACENAR DATOS DE TIPO MONETARIO. ADMITE HASTA CUATRO DECIMALES. EJM: EL PRECIO DE UNA COMPRA.

10. AUTONUMÉRICO. ALMACENA DATOS NUMÉRICOS. GARANTIZA LA NO REPETICIÓN DE VALORES PARA TODA TABLA. SOLO PUEDE HABER UN CAMPO DE ESTA CARACTERÍSTICA. SIEMPRE EMPIEZA DESDE EL NÚMERO 1.

11. SI/NO SOLO ADMITE VALORES LÓGICOS COMO SON SÍ (CON ACENTO) O NO, VERDADERO O FALSO , ACTIVADO O DESACTIVADO . SOLO SE ESTABLECERAN A AQUELLOS CAMPOS QUE AFIRMEN O NIEGUEN ALGO.

12. OBJETO OLE. CONTIENE DATOS DE DIFERENTE NATURALEZA , HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL, DIBUJOS , IMÁGENES , FICHEROS DE SONIDO , ETC.

13. EJM: PARA LA FICHA DE EMPLEADOS , INTRODUCIR EN UN CAMPO DE ESTOS , LA FOTO DEL EMPLEADO . SE ASOCIARÁ AL CAMPO UN ARCHIVO JPG UNICAMENTE.

14. HIPERVÍNCULO. SON CAMPOS DE ACCESO DIRECTO A OBJETOS , DOCUMENTOS O RIDECCIONES WEB, ESTABLECIENDO HIPERVÍNCULOS CON ESTOS OBJETOS

15. EJM: LA DIRECCIÓN URL QUE LLEVA LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA.

16. REGISTRO. CONJUNTO DE INFORMACIÓN REFERIDA A UNA MISMA PERSONA U OBJETO.

17. PROPIEDADES GENERALES DE LOS CAMPOS

19. TAMAÑO DEL CAMPO. PERMITE ESTABLECER LA LONGITUD MÁXIIMA DE UN CAMPO DE TEXTO NUMÉRICO. TEXTO, NUMÉRICO, CONTADOR.

20. FORMATO. PERMITE DETERMINAR LA APARIENCIA DE PRESENTACIÓN DE DATOS, UTILIZANDO LOS FORMATOSPREDEFINIDOS O NUESTROS PROPIOS FORMATOS TODOS EXCEPTO : OLE Y MEMO.

21. LUGARES DECIMALES. PERMITE ESPECIFICAR EL NÚMERO DE CIFRAS DECIMALES PARA MOSTRAR LOS NÚMEROS. NUMÉRICO Y MONEDA.

22. MÁSCARA DE ENTRADA. PERMITE CONTROLAR Y FILTRAR LOS CARCTERES O VALORES QUE UN USUARIO INTRODUCE EN UN CONTROL DE CUADRO DE TEXTO , EVITANDO ERRORES Y FACILITANDO LA ESCRITURA. TEXTO, NUMÉRICO, FECHA/HORA, MONEDA

23. TÍTULO. PERMITE DEFINIR UNA ETIQUETA DE CAMPO PREDETERMINADA PARA UN FORMULARIO O INFORME. TODOS

24. VALOR PREDETERMINADO. INTRODUCE EN EL CAMPO UN VALOR CUANDO SE AGREGAN NUEVOS REGISTROS (MAX.255CARACTERES). TODOS EXCEPTO OLE.

25. REGLA DE VALIDACIÓN. PERMITE ESCRIBIR LA CONDICIÓN QUE DEBE SATISFACER LOS DATOS INTRODUCIDOSPARA SER ACEPTADOS. TODOS EXCEPTO OLE.

26. TEXTO DE VALIDACIÓN. DEFINE E L TEXTO DEL MENSAJE QUE SE VISUALIZA CUANDO LOS DATOS NO CUMPLEN LAS CONDICIONES ENUMERADAS EN LA REGLA DE LA VALIDACIÓN. TODOS EXCEPTO OLE Y CONTADOR.

27. REQUERIDO. PERMITE ESPECIFICAR SI ES NECESARIO QUE EXISTA UN VALOR EN UN CAMPO. TEXTO, MEMO.

28. INEDEXADO. DEFINI UN CAMPO COMO ÍNDICE O COMO CAMPO CLAVE. TEXTO, NUMÉRICO, CONTADOR, FECHA Y HORA.

29. COMPRENSIÓN UNÍCODE REQUIERE DE DOS BYTES PARA DAR CARÁCTER, LO QUE PERMITE UNA GAMA MÁS AMPLIA DE CARACTERES. SOLO EN HIPERVÍNCULO.

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Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

BIENVENIDO

A CONTINUACION ENCONTRA EL SIGNIFICADO DEL PROGRAMA DE MICROSOFT OFFICE ACCESS Y ALGUNOS EJERCICIOS ELABORADOS EN CLASE.

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