TERMINOLOGÍA BÁSICA DE MICROSOFT ACCESS

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE MICROSOFT ACCESS

BASE DE DATOS: Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.

TABLA: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

CONSULTA: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

FORMULARIO: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

 INFORME: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.




LLAVE  PRIMARIA: Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
- No admite valores duplicados en los mismos,
- El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla.
- Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta guardando la tabla aparecerá automáticamente
- si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se establecerá dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave principal.

LLAVE FORANEA: Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
- Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Foránea, utilizando el botón de Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el Menú y la opción Edit. (Debe de aparecer una flecha) .

RELACIONES Y TIPOS:

1. UNA RELACION UNO A VARIOS: La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

 2. UNA RELACION VARIOS A VARIOS: En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión)

 3. UNA RELACION UNO A UNO: En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

PANEL DE CONTROL: Un panel de control es un Formulario desde donde accedes a distintos Formulario o informes de la misma aplicación.  El panel de control de Access nos da la posibilidad de introducir elementos que accedan a todos los Formularios, Informes. Contruir 

CAMPO: Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

Registro: es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

Tipos de datos:

 Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

2. CAMPO. UNIDAD BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS. NO PUEDE CONTENER ESPACIOS EN BLANCO O CARACTERES ESPECIALES. SU DESCRIPCIÓN ACLARA INFORMACIÓN SOBRE LOS NOMBRES DE CAMPO. EL TIPO DE CAMPO ESPECIFÍCA EL TIPO DE INFORMACIÓN.

3. TIPOS DE CAMPOS. TEXTO. MEMO. NUMERICO. FECHA Y HORA. HIPERVÍNCULO. MONEDA. AUTONUMÉRICO. SI/NO. OBJETO OLE. ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS. .  

5. TEXTO. CONTIENE LETRAS, SIGNOSDE PUNTUACIÓN O NÚMEROS QUE NO SE VAN A USAR EN UNA OPERACIÓN MATEMÁTICA. SE PUEDEN USAR MÁXIMO 255 CARACTERES EN CADA CAMPO.

6. MEMO. SE ALMACENA GRAN CANTIDAD DE INFORMACIÓN. SE PUEDE ALMACENARHASTA 64.000 CARACTERES POR CADA CAMPO. EJM: EL ARGUMENTO DE UNA PELÍCULA.

7. NUMÉRICO. SE ALMACENAN DATOS NUMÉRICOS . CON ÉL SE PODRÁN REALIZAR OPERACIONES MATEMÁTICAS. EJM: EL NÚMERO DE EMPLEADOS DE UNA EMPRESA.

8. FECHA Y HORA. SIRVE PARA ALMACENAR DATOS DE FECHA Y HORA . EJM : FECHA DE NACIMIENTO.

9. MONEDA. SE UTILIZA PARA ALMACENAR DATOS DE TIPO MONETARIO. ADMITE HASTA CUATRO DECIMALES. EJM: EL PRECIO DE UNA COMPRA.

10. AUTONUMÉRICO. ALMACENA DATOS NUMÉRICOS. GARANTIZA LA NO REPETICIÓN DE VALORES PARA TODA TABLA. SOLO PUEDE HABER UN CAMPO DE ESTA CARACTERÍSTICA. SIEMPRE EMPIEZA DESDE EL NÚMERO 1.

11. SI/NO SOLO ADMITE VALORES LÓGICOS COMO SON SÍ (CON ACENTO) O NO, VERDADERO O FALSO , ACTIVADO O DESACTIVADO . SOLO SE ESTABLECERAN A AQUELLOS CAMPOS QUE AFIRMEN O NIEGUEN ALGO.

12. OBJETO OLE. CONTIENE DATOS DE DIFERENTE NATURALEZA , HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL, DIBUJOS , IMÁGENES , FICHEROS DE SONIDO , ETC.

13. EJM: PARA LA FICHA DE EMPLEADOS , INTRODUCIR EN UN CAMPO DE ESTOS , LA FOTO DEL EMPLEADO . SE ASOCIARÁ AL CAMPO UN ARCHIVO JPG UNICAMENTE. 

14. HIPERVÍNCULO. SON CAMPOS DE ACCESO DIRECTO A OBJETOS , DOCUMENTOS O RIDECCIONES WEB, ESTABLECIENDO HIPERVÍNCULOS CON ESTOS OBJETOS

15. EJM: LA DIRECCIÓN URL QUE LLEVA LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA.

16. REGISTRO. CONJUNTO DE INFORMACIÓN REFERIDA A UNA MISMA PERSONA U OBJETO.

17. PROPIEDADES GENERALES DE LOS CAMPOS  

19. TAMAÑO DEL CAMPO. PERMITE ESTABLECER LA LONGITUD MÁXIIMA DE UN CAMPO DE TEXTO NUMÉRICO. TEXTO, NUMÉRICO, CONTADOR.

20. FORMATO. PERMITE DETERMINAR LA APARIENCIA DE PRESENTACIÓN DE DATOS, UTILIZANDO LOS FORMATOSPREDEFINIDOS O NUESTROS PROPIOS FORMATOS TODOS EXCEPTO : OLE Y MEMO.

21. LUGARES DECIMALES. PERMITE ESPECIFICAR EL NÚMERO DE CIFRAS DECIMALES PARA MOSTRAR LOS NÚMEROS. NUMÉRICO Y MONEDA.

22. MÁSCARA DE ENTRADA. PERMITE CONTROLAR Y FILTRAR LOS CARCTERES O VALORES QUE UN USUARIO INTRODUCE EN UN CONTROL DE CUADRO DE TEXTO , EVITANDO ERRORES Y FACILITANDO LA ESCRITURA. TEXTO, NUMÉRICO, FECHA/HORA, MONEDA

23. TÍTULO. PERMITE DEFINIR UNA ETIQUETA DE CAMPO PREDETERMINADA PARA UN FORMULARIO O INFORME. TODOS

24. VALOR PREDETERMINADO. INTRODUCE EN EL CAMPO UN VALOR CUANDO SE AGREGAN NUEVOS REGISTROS (MAX.255CARACTERES). TODOS EXCEPTO OLE.

25. REGLA DE VALIDACIÓN. PERMITE ESCRIBIR LA CONDICIÓN QUE DEBE SATISFACER LOS DATOS INTRODUCIDOSPARA SER ACEPTADOS. TODOS EXCEPTO OLE.

26. TEXTO DE VALIDACIÓN. DEFINE E L TEXTO DEL MENSAJE QUE SE VISUALIZA CUANDO LOS DATOS NO CUMPLEN LAS CONDICIONES ENUMERADAS EN LA REGLA DE LA VALIDACIÓN. TODOS EXCEPTO OLE Y CONTADOR.

27. REQUERIDO. PERMITE ESPECIFICAR SI ES NECESARIO QUE EXISTA UN VALOR EN UN CAMPO. TEXTO, MEMO.

28. INEDEXADO. DEFINI UN CAMPO COMO ÍNDICE O COMO CAMPO CLAVE. TEXTO, NUMÉRICO, CONTADOR, FECHA Y HORA.

29. COMPRENSIÓN UNÍCODE REQUIERE DE DOS BYTES PARA DAR CARÁCTER, LO QUE PERMITE UNA GAMA MÁS AMPLIA DE CARACTERES. SOLO EN HIPERVÍNCULO.